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Dicas de Onboarding

Dicas de Onboarding
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20/09/2022
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Como receber o novo profissional para que ele possa mostrar todo seu potencial

A escassez de mão de obra qualificada é cada vez maior no mercado e não é fácil encontrar os melhores talentos. Agora que você conseguiu conquistar o profissional que precisava para a sua empresa, é o momento de recebê-lo da melhor forma possível e garantir uma integração onde ele sinta-se bem acolhido e possa desenvolver todo o seu talento. Uma primeira impressão positiva nesse período inicial vai contribuir decisivamente para o engajamento do novo colaborador e assim reduzir as possibilidades de turnover. Para lhe apoiar nessa integração, preparamos algumas dicas para o processo de boas-vindas:

Compartilhe a nova contratação

Antes da chegada e de qualquer ação com o novo colaborador, anuncie para os veteranos a nova contratação e quais funções ele irá ocupar. Isso mantém as equipes por dentro dos processos da empresa e estimula a sensação de pertencimento e envolvimento do novo contratado com a cultura da empresa. Mesmo que o novo colaborador vá trabalhar em home office, o comunicado não deixa de ser importante. As novas contratações podem ser comunicadas por meio de um vídeo feito pelo CEO/ recrutador; o nome do colega, cargo e seus contatos corporativos podem ser compartilhados por e-mail ou chat; ou até uma arte personalizada pode ser encaminhada no grupo do WhatsApp! Um comunicado interno apresentando o novo colaborador, preferencialmente com fotos, trajetória profissional e algumas informações pessoais, pode ficar simpático e inclusivo.

Programe-se para a recepção

Prepare-se para receber o novo colaborador e tenha um roteiro planejado. Agende antecipadamente com as pessoas que precisarão interagir com ele e envolva todas no  processo de integração.  Normalmente, os processos de integração são planejados com antecedência. Assim, você pode passar várias informações previamente por e-mail, WhatsApp e outras ferramentas de comunicação. Crie uma ligação com seu novo contratado e desperte o interesse dele. Vídeos institucionais, texto sobre história e cultura da empresa, normas de ética e conduta, regras de benefícios, normas de segurança. Várias informações importantes podem ser disponibilizadas antes da integração propriamente dita, para facilitar a absorção do conteúdo e usar este tempo a mais para tirar dúvidas no dia. Se você tiver vídeo aulas EAD também pode criar uma trilha de aprendizado. Alguns softwares de onboarding ajudam bastante a organizar esta fase. Criar uma cartilha com as dúvidas mais frequentes encurta caminhos e abre portas.

Ofereça condições adequadas

Certifique-se que ele terá o básico para iniciar suas tarefas. Isso pode incluir: sala, mesa, equipamentos, ramal de telefone, login para o sistema, e-mail corporativo, entre outros itens necessários de acordo com a função. Se a opção for de trabalho híbrido ou remoto é preciso discorrer sobre quais as regras e condições que sua empresa disponibiliza ao novo colaborador. Garanta que o novo contratado tenha um espaço adequado para seu trabalho remoto a partir da residência dele, com ergonomia de mesa e cadeira, boa iluminação, boa acústica. Não esqueça de prover boa conexão de internet, além de celular, computador, câmera e fones de ouvido. Muitas empresas disponibilizam um valor para o colaborador adquirir estes itens e pagam uma ajuda de custo mensal para despesas de internet e energia elétrica. Também é fundamental orientar os líderes para respeitar os horários de trabalho e não invadir o tempo de repouso do novo colaborador. Promova uma integração constante, mesmo que remotamente e estabeleça a presença física do colaborador em alguns dias na empresa para reuniões, treinamentos, ou mesmo happy hour.  Neste  link há um vídeo interessante sobre integração remota que pode lhe inspirar.

Explique e esclareça

Fale da cultura da empresa, missão, visão e valores. Explique o que sua empresa faz, para quem e porquê. Como se posiciona no mercado, expectativas e projetos futuros. Mostre as instalações físicas, sendo mais detalhista na área em que ele vai atuar. Explique as normas, regulamentos em geral e as políticas da empresa, com atenção especial para questões de saúde e segurança. Repasse os processos e procedimentos necessários para a atividade dele. Indique como as tarefas e decisões dele irão impactar nos outros setores e no resultado global da empresa. Mostre onde ele terá acesso a mais informações e com quais pessoas poderá tirar dúvidas. 

Políticas específicas

A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados - entrou definitivamente no cotidiano de todas as empresas, então, tenha uma nota de conduta escrita sobre isto e apresente ao novo contratado coletando assinatura de ciência dele de como tratar os dados sensíveis do seu  negócio, o que evitará aborrecimentos futuros. Também apresente a política de DEI - Diversidade, Equidade e Inclusão - de sua empresa, estimule a cultura de inclusão e pertencimento e mostre a ele como poderá contar com o apoio do RH e da liderança em casos de preconceitos ou desconforto.

Conecte com colegas e líder

Um dos papéis mais importantes na integração é o líder imediato. Ele deve receber pessoalmente o novo colaborador e mostrar-se acessível. Deve alinhar as expectativas, deixar claro o que espera dele no contexto da empresa e se mostrar à disposição para guiá-lo quando necessário. Apresente também os colegas com quem o novo colaborador irá interagir no dia a dia e os demais líderes e stakeholders com quem ele terá conexões mais frequentes. Ajude-o a conectar-se com as pessoas, apresentando pontos em comum entre eles, para que estabeleçam relacionamentos proativamente. Uma dica é promover um almoço conjunto. Se possível apresente-o também para alta gestão da empresa, afinal ter a oportunidade de conhecer os profissionais que estão na estratégia pode funcionar como um motivador a mais e mostra a abertura da empresa.

Pontos para agregar ainda mais 

    • Se puder, dê um presente de boas-vindas: uma agenda, um chocolate ou um cartão. É um gesto simples, mas que transmite um cuidado importante.

    • Repasse novamente as questões salariais e de benefícios e confira se o que foi acertado no processo seletivo está de acordo com o apresentado.

    • Escolha uma pessoa para ser o “padrinho” do novo colaborador e ficar com ele nos primeiros dias.

    • Especialmente no primeiro dia, convide o novo colaborador para almoçar e não o deixe sozinho nesse momento.

    • Ainda dentro do primeiro mês, faça uma reunião de acompanhamento e busque feedback. Isto alimentará seus conhecimentos para melhorar ainda mais seu processo de integração de novos colaboradores.

    • O funcionário veio de outra cidade? Cheque se está acomodado, se precisa de ajuda para a nova moradia, se cônjuge e filhos estão integrados. Mostre os pontos de principais serviços da cidade: escola, hospitais, parques, restaurantes, shoppings, e apresente pessoas que tenham algo em comum.

Coloque em prática essas sugestões e assim crie conexões que importam com os novos colaboradores. E conte com a Keeptalent para a busca de novos talentos para o seu negócio.

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